【项目背景】
东河区一家单位的综合档案室，库存纸质档案八十多万页，从建单位那年开始存。查一份历史档案，先翻索引卡片柜，再对全引目录，最后满架找，熟手半小时，生手一下午；借出去的还回来对不上页码，三年前丢了一份批复，到现在还是笔糊涂账。上级检查提了数字化要求，单位领导第一反应是买台扫描仪扫了存电脑里。很多单位觉得扫描存个文件夹就叫数字化，实际上没有著录元数据和检索体系的扫描件，三年后就是换个地方堆纸——数字化这件事，七分在整理著录，三分在扫描，扫描反而是最简单的一环。
【咨询设计】
方案分四步：第一步整理著录，按年度、门类、保管期限重新梳理全宗，逐卷逐件建著录条目——文号、责任者、日期、题名四个字段是检索的命根子，一个都不能糊；第二步批量扫描，高速文档扫描仪每分钟六十页起步， A3幅面典藏件用平板式逐页扫，扫描分辨率不低于二百dpi，重要图纸三百dpi；第三步OCR识别全文，把扫描件变成可全文检索的数据；第四步部署检索系统，按文号、年度、关键词组合查询，秒级出件，权限按科室分级，借阅走电子审批留痕。纸质原件照旧规范上架，条码贴卷，电子卷宗与纸档一一对应，两头都能查。
【施工规划】
八十多万页分五批干，每批三个月：档案出库双人登记、全程监控下拆钉整理，扫描后逐页质检，抽检率不低于百分之十，图像歪斜、漏页、模糊的当场返工，扫描完原件按原样装订还原上架；这套流程重在"还原"二字——借出去一批还回来一批，原貌不能变，这是档案数字化的底线，也是很多外包扫描最糊弄的地方，我们每批出质检报告。
【安全补丁】
档案数据里有人事、批复、合同，敏感等级不低：扫描工作站物理隔离在内网，USB口封堵，数据只能走审核出口导出；检索系统按最小权限授权，查档行为全程留审计日志，谁查过什么，事后有据可查；数据库每日备份加季度离线归档，存储加密；外包扫描人员全部签保密协议，集中作业、集中收工。
【验收交付】
验收实测：随机抽五十份档案盲测，平均检索到出图四十秒，比原来手工翻找快了三十倍不止；抽检图像合格率百分之九十九点四，返工后全数达标；借阅审批流程跑通，逾期未还自动提醒——丢档案这种事，系统比人靠谱。交付含著录数据库、质检报告与使用手册，档案员培训三天，重点讲著录规范，这是往后二十年还管用的功夫。
【售后承诺】
档案数字化提供整理、扫描、著录与检索系统建设全流程服务，2小时上门，大年三十打17704868686随叫随到，终身咨询。数字化的价值不在扫描了多少页，在想查的时候多久能查到。
【不舍昼夜技术 · 包头IT全生命周期服务】
业务全闭环：咨询规划、方案设计、工程实施、竣工验收、维保售后。
咱能干的：包头修电脑/装监控/拉网线/做系统/救数据/办软件/卖耗材。
技术范畴：5G通信、大数据服务、信息系统集成、网络安全、商用密码、平面设计。
服务区域：昆区、青山区、九原区、东河区、高新区等包头全境，随叫随到。
技术热线：17704868686（本地专业团队，不舍昼夜为您守候！）